La réussite de la gestion d’un projet repose sur la capacité à gérer, coordonner et diriger les différentes ressources du projet en question. Une communication efficace et claire entre les collaborateurs contribue grandement au succès d’un projet. Dans le cas spécifique des équipes de projets dispersées géographiquement pour lesquelles plusieurs défis de gestion se trouvent souvent amplifiés, savoir communiquer « autrement » est un élément indispensable à la gestion de projet, et savoir « manager virtuellement » ses équipes devient un véritable facteur clé de succès. Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies d’information et de communication, les entreprises ont trouvé le moyen de faire collaborer à distance leurs employés sur des tâches stratégiques sans qu’ils aient à se déplacer. Certes, les économies sont spectaculaires, mais la fin des échanges directs entre individus pose de nouveaux défis. Si l’on sait en effet qu’il existe des conflits relationnels en entreprise, ils peuvent être d’autant plus amplifiés par la distance entre les différents acteurs du projet. Renforcer la cohésion des équipes devient donc un enjeu majeur dans cette nouvelle organisation du travail. Quel est l’impact de l’absence de proximité physique entre les membres d’une équipe de travail distribuée ? Une équipe délocalisée, dispersée à travers les continents et les cultures, travaillant sur un même projet sans même présenter de liens hiérarchiques entre ses membres, peut-elle fonctionner ? Si oui, en quoi la gestion de projet s’en trouve–elle modifiée ? Comment répondre aux nouvelles problématiques d’échange d’information ? Définir le mode de fonctionnement des équipes multi-sites. Assurer la bonne circulation de l’information et son accessibilité à tous. Faire des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) des leviers du succès du projet. Assurer la réactivité et le suivi des équipes. Capitaliser et partager les connaissances pour l’ensemble des acteurs… Voilà tous les enjeux de cette étude.
Dans certains cas, le travail relatif à la mise en place d'un projet multisites se traduit par un travail continu avec des équipes distribuées autour des faisceaux horaires et non pas seulement à travers le monde. C'est une nouvelle forme de travail continu. Toutefois, cela pose le problème des moments de rencontre et des bilans réguliers liés au suivi de projet.
Gérer une équipe dont les membres sont répartis dans plusieurs pays n’est pas une tâche aisée et ce déploiement multi-sites et international peut engendrer certains problèmes. Or, si la proximité est nécessaire pour gérer les situations multi-sites, le management de ces divers lieux géographiques demande de nouveaux modes de communication et d'animation pour ces équipes distribuées.
Les contraintes de distance géographique sont aujourd’hui maîtrisées, et des personnes dispersées géographiquement pouvaient coopérer de manière efficace grâce aux nombreux outils techniques disponibles
Les équipes multi-sites travaillent parfois avec un décalage horaire qui vient altérer les échanges
Vincent Godot, PMO - ESSILOR
L’absence de proximité physique lors des activités de collaboration à distance peut donc affecter la compréhension mutuelle entre les membres et la conception partagée du problème à résoudre. D’où l’importance de renforcer le cadre managérial. D’après David Macleod, auteur d'un rapport sur l'engagement des salariés en Grande-Bretagne, un collaborateur qui s’engage ne se sent pas considéré comme une simple ressource, mais comme une richesse. C’est encore plus vrai lorsqu’il s’agit de projets complexes.
Selon David Macleod, il existe quatre fondements c lés pour qu’une équipe à distance fonctionne : • Une communication abondante qui permette aux collaborateurs de comprendre l'intérêt de leur travail dans la stratégie globale ; • Un management stimulant et valorisant pour tirer le meilleur de chacun ; • Un espace de dialogue nécessaire au sentiment d'intégration ; • et enfin, une cohérence entre mission revendiquée par l'entreprise et injonctions quotidiennes aux salariés.
Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc sur la gestion de projet :